La Sezione di storia ed etnografia (OZE) raccoglie, cataloga e conserva documenti di natura storica, geografica, etnologica, economica, sociale e culturale relativi alla comunità slovena in Italia. L’archivio OZE è tutelato dalla Soprintendenza archivistica del Friuli Venezia Giulia in quanto fondo archivistico di notevole interesse storico ed è pertanto soggetto al decreto legislativo n. 490 del 29.10.1999.
La documentazione è disponibile per finalità culturali, di ricerca, ufficiali, commerciali e personali presso la sede della Sezione di storia ed etnografia che conserva le seguenti tipologie di documenti:
archivi di associazioni o enti della comunità slovena in Italia;
fondi archivistici personali;
documentazione su personalità di rilievo della comunità slovena in Italia.
DONAZIONE DEL MATERIALE
Chiunque può fornire all’OZE documenti e altro materiale archivistico. Il proprietario del materiale ha diverse opzioni:
donare il materiale e rinunciare alla proprietà;
rimanere il proprietario del materiale e consegnarlo in deposito a lungo termine all’OZE che lo catalogherà e lo metterà a disposizione dei suoi utenti;
rimanere proprietario del materiale e consentire all’OZE che lo cataloghi e ne faccia una copia, mettendola a disposizione degli utenti, restituendo il materiale originale al proprietario.
L’OZE si riserva il diritto di accettare o rifiutare eventuali condizioni aggiuntive del proprietario.
PRENOTAZIONE DEL MATERIALE D’ARCHIVIO
Il materiale non è accessibile liberamente e deve essere prenotato. L’archivio è consultabile previa richiesta scritta. I richiedenti devono compilare il modulo disponibile sul sito www.knjiznica.it e inviarlo a odsek@knjiznica.it. In base alla richiesta, il personale preparerà il materiale e comunicherà al richiedente la data per la consultazione. Se l’utente non si presenta all’appuntamento e non avvisa del suo mancato arrivo, il materiale verrà riposto nel deposito il giorno successivo e la prenotazione sarà annullata. In caso di ripetute assenze senza preavviso, il personale si riserva il diritto di rifiutare nuove richieste di consultazione.
L’utente può consultare gratuitamente il materiale prenotato in sala lettura, dove avrà a disposizione anche strumenti aggiuntivi quali inventari, cataloghi, elenchi ecc.. Gli originali sono disponibili solo per la consultazione in sala e non possono essere prestati a domicilio. Durante la consultazione gli utenti possono utilizzare solo gli strumenti strettamente necessari (carta, penna, computer…).
Gli originali vengono concessi in prestito solo in casi eccezionali quali mostre o progetti di particolare interesse pubblico. In tali casi sarà redatto un contratto, secondo cui il richiedente si prende cura del materiale e ne avrà la responsabilità per il periodo richiesto e dovrà stipulare un’adeguata assicurazione, come previsto dalla Sovrintendenza Archivistica del Friuli Venezia Giulia (d.lgs. 42/2004 – Codice dei beni culturali e del paesaggio).
ISTRUZIONI PER LA MANIPOLAZIONE DEL MATERIALE
Gli utenti possono consultare tutti i fondi conservati presso la Sezione di storia ed etnografia ad eccezione del materiale soggetto a vincoli. Il personale può limitare l’uso di materiale danneggiato o non ancora catalogato. In alcuni casi, per preservare i documenti originali, sono disponibili solo le loro copie.
Gli utenti possono richiedere fino a 5 unità archivistiche al giorno. Per unità archivistica si intende fascicolo, scatola, volume, mappa, filza o altra unità elementare. L’utente può consultare un’unità archivistica alla volta. Il materiale deve essere manipolato secondo le istruzioni del personale, per garantire il mantenimento della sua integrità e prevenire possibili danni. Se l’utente danneggia il materiale, ne risponde di persona e dovrà sostenere i costi di restauro o conservazione. Il personale potrà, in alcuni casi, negare l’ulteriore utilizzo del materiale.
RIPRODUZIONE DEL MATERIALE
L’utente può richiedere la riproduzione del materiale archivistico come al punto 2. Per garantire la preservazione dei documenti non è permesso riprodurre:
fondi completi o la maggior parte di essi;
inventari e schede descrittive;
mappe catastali;
progetti più grandi del formato A3 o progetti su carta da lucido (è permesso fotografarli),
carte geografiche più grandi del formato A3 (è permesso fotografarli),
atti
Il personale informerà l’utente della disponibilità delle riproduzioni ordinate. Prima del ritiro o dell’invio delle scansioni è necessario provvedere al pagamento dei costi di riproduzione. Per fotografare il materiale con la propria attrezzatura è necessario ottenere il permesso del personale. Le immagini acquisite non potranno essere ulteriormente riprodotte.
UTILIZZO DEL MATERIALE
Il materiale ricevuto può essere utilizzato solo per lo scopo per cui è stato ottenuto il permesso. È vietata l’ulteriore riproduzione del materiale o delle copie ricevute. Senza il consenso dell’OZE, il materiale non può essere utilizzato per scopi commerciali.
In caso di pubblicazione, esposizione o riproduzione di materiale, gli utenti devono indicare il nome della Sezione di storia ed etnografia della Biblioteca nazionale slovena e degli studi o l’abbreviazione OZE NŠK e il titolo del fondo archivistico.
Coloro i quali utilizzano materiale documentario dell’OZE per pubblicazioni si impegnano a consegnare all’OZE almeno una copia del lavoro pubblicato, anche nel caso di articoli, estratti, tesi di laurea o di dottorato.
PROTEZIONE DEI DATI
L’utente è tenuto a rispettare la legislazione italiana vigente in materia di diritti d’autore e le norme sulla protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 e della legge n. 196/2003 (Testo unico sulla protezione dei dati). L’utente è personalmente responsabile dell’uso improprio e di ogni abuso di qualsiasi segretezza e dei dati ottenuti.
L’OZE NŠK garantisce la riservatezza dei dati personali e del materiale preso in prestito. Maggiori informazioni sull’uso dei dati personali sono disponibili nel documento Informativa sul trattamento dei dati personali.