Odsek za zgodovino in etnografijo (OZE) zbira, obdeluje in hrani gradivo, ki obravnava zgodovinski, geografski, etnološki, gospodarski, družbeni in kulturni utrip območja, kjer živijo Slovenci v Italiji. Arhiv OZE je zaščiten s strani Državne uprave za arhivsko gradivo Furlanije Julijske krajine, ki ga je označila kot gradivo izrednega zgodovinskega pomena. Upravljanje z njim mora potekati v skladu z zakonskim odlokom št. 490, z dne 29. 10. 1999.
Gradivo je na voljo za kulturne, raziskovalne, uradne, komercialne in osebne namene v prostorih Odseka za zgodovino in etnografijo, ki hrani gradivo:
- o delovanju društev ali organizacij slovenske skupnosti v Italiji;
- osebnih zapuščin;
- o pomembih predstavnikih slovenske skupnosti v Italiji.
DAROVANJE GRADIVA
Vsakdo lahko OZE-ju posreduje dokumente in drugo gradivo. Lastniki imajo na voljo več možnosti:
- Gradivo lahko v celoti podarijo OZE-ju in se odpovejo lastništvu.
- Gradivo lahko obdržijo v svoji lasti, vendar ga zaupajo OZE-ju za dolgoročno hrambo. V tem primeru bo OZE gradivo popisal in omogočil dostop uporabnikom.
- Gradivo ostane v lasti lastnika, OZE pa ga le popiše in preslika (digitalizira). OZE omogoči uporabnikom dostop le do kopij, saj se izvirno gradivo vrne lastniku.
OZE si vsekakor pridržuje pravico, da morebitne dodatne pogoje lastnika sprejme ali zavrne.
NAROČANJE GRADIVA
Gradivo ni prosto dostopno, zato ga je treba predhodno naročiti. Za naročilo je potrebno izpolniti obrazec in ga poslati na odsek@knjiznica.it. Osebje bo po pregledu prošnje pripravilo gradivo in sporočilo datum za njegov ogled. Če se uporabnik na dogovorjeni termin ne prikaže in o tem ne obvesti osebja, bo gradivo naslednji delovni dan vrnjeno v skladišče, naročilo pa preklicano. V primeru večkratne nenapovedane odsotnosti se lahko uporabniku onemogoči nadaljnje naročanje gradiva.
Uporabnik si lahko naročeno gradivo brezplačno ogleda v čitalnici, kjer ima na razpolago tudi dodatne pripomočke (inventar, popise in drugo). Originali so na voljo le za čitalniško uporabo, torej izposoja na dom ni možna. Med delom z gradivom lahko uporabniki uporabljajo le nujno potrebna orodja (papir, pisalo, računalnik itd.).
Izvirniki se posodijo le v izjemnih primerih, kot so razstave ali projekti posebnega javnega interesa. V takšnih primerih se sestavi pogodba, v skladu s katero bo prosilec prevzel odgovornost za gradivo za določeno obdobje ter moral skleniti ustrezno zavarovanje, kot to določa Državna uprava za arhivsko gradivo Furlanije Julijske krajine.
NAVODILA PRI RAVNANJU GRADIVA
Uporabniki imajo na razpolago celotno gradivo razen tistega, ki ima določene omejitve uporabe. OZE lahko začasno omeji tudi uporabo neurejenega ali poškodovanega gradiva. Da bi ohranili nekatere originale v čim boljšem stanju, so bile izdelane kopije, ki so uporabnikom na voljo namesto originalov.
Uporabnik dobi dnevno največ 5 tehničnih enot gradiva. Za tehnično enoto se šteje fascikel, škatla, knjiga, mapa, kos. Uporabnik sme praviloma uporabljati le eno tehnično enoto naenkrat. Gradivo mora rokovati v skladu z navodili osebja in sicer tako, da se ohrani njegova urejenost in da se ne poškoduje. Če se gradivo poškoduje po krivdi uporabnika, mora ta povrniti stroške restavracije oziroma konservacije. Osebje mu lahko omeji nadaljnjo uporabo gradiva.
REPRODUKCIJA GRADIVA
Uporabnik lahko naroči reprodukcije gradiva. Zaradi zaščite pred poškodbami se ne reproducira:
- kompletnih fondov in zbirk oziroma večjih celot gradiva;
- arhivskih popisov in inventarjev;
- katastrskih map;
- načrtov, večjih od formata A3, in načrtov na pavs papirju (dovoljeno je le fotografiranje);
- zemljevidov večjih od formata A3 (dovoljeno je le fotografiranje);
listin.
Osebje obvesti uporabnika, ko so naročene reprodukcije pripravljene. Pred prevzemom ali posredovanjem reprodukcij je treba poravnati stroške v skladu z veljavnim cenikom. Do poravnave stroškov uporabniku ne bo mogoče naročiti novih reprodukcij. Za fotografiranje gradiva z lastnim aparatom je potrebno pridobiti dovoljenje osebja. Ponovna reprodukcija gradiva ni dovoljena.
UPORABA GRADIVA
Prejeto gradivo se sme uporabiti samo za namen, za katerega je bilo pridobljeno dovoljenje. Prepovedano je nadaljnje reproduciranje prejetega gradiva oz. kopij. Brez privolitve OZE-ja se gradivo ne sme uporabiti v komercialne namene.
Uporabniki morajo pri objavah, razstavah ali reprodukcijah gradiva navesti ime Odseka za zgodovino in etnografijo pri Narodni in študijski knjižnici ali kratico OZE NŠK ter naslov arhivskega fonda.
Uporabniki, ki so na osnovi gradiva iz OZE-ja objavili publikacijo, članek ali separat, se zavezujejo, da bodo OZE predložili vsaj en izvod objavljenega dela, tudi v primeru člankov, povzetkov, diplom, magistrskih in doktorskih nalog.
VAROVANJE PODATKOV
Uporabnik je dolžan upoštevati veljavno italijansko zakonodajo o avtorskih pravicah ter pravila o varovanju osebnih podatkov na podlagi 13. člena Uredbe EU 2016/679 in zakona št. 196/2003 (Enotno besedilo o varstvu podatkov). Uporabnik osebno odgovarja za zlorabo vseh vrst tajnosti in pridobljenih podatkov.
OZE NŠK zagotavlja zaupnost osebnih podatkov in o izposojenem gradivu. Več informacij o uporabi osebnih podatkov v dokumentu Informacije o obdelavi osebnih podatkov.